Skeny a fotky dokumentů: z papíru do tabulky

Účtenky v krabici, papírové smlouvy v šanonu, vizitky v šuplíku. Stačí je vyfotit nebo naskenovat do složky — agent je přečte a převede na text nebo tabulku, se kterou se dá pracovat.

Přínos: papírové dokumenty přestanou být mrtvý archiv. Co bylo v krabici, je v tabulce — dá se prohledat, sečíst a doložit.

Co všechno jde

• Účtenky do tabulky — z fotek účtenek přehled výdajů: datum, obchod, částka, kategorie.
• Papírové smlouvy do textu — sken převést na text a dál s ním pracovat jako s běžným dokumentem.
• Vizitky do kontaktů — z fotek vizitek tabulka jmen, firem a telefonů.
• Roztřídění skenů — hromadu naskenovaných dokumentů pojmenovat a roztřídit do složek podle obsahu.
• Přepis ručních poznámek — čitelné ručně psané poznámky převést na text.

Ukázková zadání

Každé zadání ukazuje jeden dobrý zvyk — všimněte si jich, vyplatí se.

Nečitelné označit, ne odhadnout:

Ve složce uctenky/ jsou fotky účtenek ze služební cesty. Vytvoř tabulku
pro vyúčtování: datum, obchod, částka, co bylo koupeno. Nečitelné
položky označ — neodhaduj je.

Přejmenování a přesuny: nejdřív návrh, pak provedení:

Projdi skeny ve složce sken-archiv/ a navrhni, jak každý soubor
pojmenovat (typ dokumentu, protistrana, rok) a kam ho roztřídit
(smlouvy/, faktury/, ostatni/). Ukaž mi seznam co → kam; přejmenuj
a přesuň, až to schválím.

Přesné sloupce i pro kontakty:

Z fotek vizitek ve složce vizitky/ udělej tabulku kontaktů: jméno,
firma, funkce, telefon, e-mail. Kde údaj na vizitce není, nech buňku
prázdnou.

U důležitých čísel chtějte druhou kontrolu proti předloze:

Zkontroluj přepis ve vystup/uctenky.xlsx proti fotkám ve složce
uctenky/: u částek nad 1 000 Kč porovnej každou s fotkou a označ řádky,
kde si nejsi jistý — zkontroluju je sám.

Ruční poznámky: co nejde přečíst, dostane otazník:

Přepiš ručně psané poznámky z fotek ve složce poznamky/ do jednoho
textu ve vystup/. Slova, která nejdou spolehlivě přečíst, označ
otazníkem — nedomýšlej je.

Tip

Čím čitelnější předloha, tím spolehlivější výsledek — foťte na rovné ploše a při dobrém světle. Agent nejistá místa označí, ale u důležitých čísel (částky, rodná čísla) si přepis zkontrolujte.

Kudy dál

• Ukázky pro domácnost a firmy.
• Skenované PDF řeší i stránka Práce s PDF.